Сначала задача.
Потом инструмент.
Чтобы что-то автоматизировать, не нужно разбираться в десятках сервисов. Нужно заметить, где вы повторяетесь, — и подобрать под это один инструмент.
Три шага
Запишите рутину
В течение дня отмечайте действия, которые выполняете снова и снова: отправить файл, скопировать строку, напомнить о встрече. Не оценивайте — просто записывайте, что отнимает время.
Найдите повторяющиеся шаги
Опишите одну задачу как цепочку «когда происходит это — я делаю то». Отделите предсказуемые действия от тех, где нужно ваше решение. Автоматизируется предсказуемая часть.
Выберите один инструмент
Сначала проверьте, что умеет привычное приложение: правила в почте, шаблоны, напоминания. Настройте один сценарий и проверьте результат, прежде чем строить что-то большее.
С чего проще всего начать
Сортировка входящих
Если каждое утро начинается с перекладывания писем — заведите фильтр по отправителю. Письма с чеками сразу получают метку «Документы», уведомления сервисов — отдельную папку.
Повторяющиеся документы
Шаблоны отчётов и писем, которые вы создаёте заново каждый раз, — самый заметный кандидат. Сделайте один шаблон и заполняйте только то, что меняется.
Регулярные задачи
Всё, что требует «не забыть» — оплатить, продлить, проверить, — проще отдать календарю или напоминанию, чем держать в голове.